Jakie dokumenty dotyczące ZOZ powinny być uwzględnione przy przygotowywaniu wniosku aplikacyjnego związanego z inwestycją prowadzoną w placówce?

Przy opracowywaniu wniosku o dofinansowanie z funduszy europejskich zakład opieki zdrowotnej musi przygotować materiały wykorzystywane przy tworzeniu koncepcji projektu, czyli dokumentację techniczną, raport oceny oddziaływania na środowisko, studium wykonalności. Niezbędne będą też dokumenty dotyczące bezpośrednio ZOZ, określające sytuacje prawną i finansową placówki.

Źródła finansowania

Projekty inwestycyjne w zakładach opieki zdrowotnej mogą być współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, który w bieżącym okresie programowania udziela wsparcia m.in. w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO) oraz z Programu Operacyjnego „Infrastruktura i Środowisko”. Regionalne Programy Operacyjne, które były opracowywane były niezależnie we wszystkich województwach, stanowią podstawowe źródła dofinansowania inicjatyw inwestycyjnych w obszarze ochrony zdrowia na poziomie regionalnym i lokalnym. Obecnie funkcjonuje 16 programów, które wykazują pewne różnice w doborze wspieranych inwestycji. Wynika to przede wszystkim ze specyfiki województwa oraz zdiagnozowanego stanu infrastruktury ochrony zdrowia. W związku z tym opisane kwestie dotyczą przede wszystkim wspólnych, ogólnych zagadnień dla wszystkich RPO.

WAŻNE:

Podział projektów

Projekty można podzielić według kategorii księgowej na projekty inwestycyjne oraz zakupy inwestycyjne. W ramach pierwszej z wymienionych grup w zakładach opieki zdrowotnej z funduszy europejskich mogą być współfinansowane roboty budowlane wraz z modernizacją, obejmujące obiekty kubaturowe (szpitale, przychodnie itp.), a także w niektórych przypadkach ich otoczenie (np. parkingi, drogi dojazdowe). Natomiast w ramach zakupów inwestycyjnych wspierane będą przede wszystkim projekty dotyczące zakupu sprzętu medycznego oraz zakupu wyposażenia placówek ochrony zdrowia.
Pierwszą grupę dokumentów niezbędnych do opracowania aplikacji stanowią materiały wykorzystywane przy tworzeniu koncepcji projektu. Opracowywane są one zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w danym zakresie (dokumentacja techniczna, raport oceny oddziaływania na środowisko wytycznymi) lub wytycznymi Instytucji Zarządzającej, którą w przypadku RPO jest to samorząd województwa (np. studium wykonalności). Odrębny zespół dokumentów stanowią materiały dotyczące bezpośrednio wnioskodawców. Z reguły określają one sytuacje prawną i finansową zakładu opieki zdrowotnej, a także potwierdzają legalność przeprowadzanych procedur.

Dokumenty wykorzystywane przy tworzeniu koncepcji projektu i dotyczące wnioskodawcy

Rodzaj dokumentu	Opis
Dokumenty potwierdzające status prawny wnioskodawcy	Statuty; regulaminy organizacyjne; kontrakt z NFZ.
Dokumenty potwierdzające sytuację finansową	Bilans za ostatni rok potwierdzony przez głównego księgowego lub biegłego rewidenta, zgodnie z przepisami o rachunkowości; w przypadku jednostek samorządu terytorialnego - opinia składu orzekającego RIO o sprawozdaniu z wykonania budżetu za rok poprzedni.
Dokumenty potwierdzające legalność przeprowadzonych procedur	Dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania nieruchomością, np. na cele budowlane; inne dokumenty potwierdzające prawo wykorzystywania nieruchomości na rzecz projektu; dokumentacje dotyczące procedur udzielenia zamówienia publicznego; pozwolenie na budowę.
Dokumentacja techniczna planowanych robot budowlanych lub instalacyjnych	Jest obowiązkowa we wszystkich projektach budowlanych i jest podstawą ubiegania się o uzyskanie pozwolenia na budowę. Zawiera ona: parametry techniczne planowanej inwestycji; opis wykorzystanych materiałów budowlanych; opis technologii wykonania poszczególnych elementów składowych inwestycji; część graficzną, składającą się z rysunków, planów itp. W przypadku zakupów inwestycyjnych podobną do dokumentacji technicznej rolę może spełniać oferta sprzedawcy lub producenta wybranego asortymentu, pod warunkiem, iż znajdują się w niej co najmniej informacje dotyczące danych technicznych umożliwiających zidentyfikowanie rodzaju asortymentu i jego parametrów. Część opisowa dokumentacji technicznej może stanowić obowiązkowy załącznik do wniosku na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. Informacje techniczno – technologiczne powinny być wykorzystane także w studium wykonalności oraz projekcie w części dotyczącej opisu projektu.
Kosztorys inwestorski lub w przypadku zakupów inwestycyjnych – oferty sprzedawców lub producentów	Jest dokumentem, który wskazuje wartość poszczególnych elementów inwestycji budowlanej w układzie: roboty, materiały, sprzęt i narzuty. Ze względu, iż tego typu opracowania potrafią być bardzo szczegółowe, w projekcie należy wykorzystać podsumowanie kosztów, które na ogół występuje w formie tabeli elementów scalonych. Kosztorys inwestorski jest aktualny tylko przez pewien czas, dlatego warto go zaktualizować przed przystąpieniem do opracowania projektu. W przypadku zakupów inwestycyjnych podobną funkcję będzie spełniała oferta, która wskazuje cenę nabycia potrzebnego sprzętu lub wyposażenia. Kosztorys inwestorski lub oferta, na podstawie której sporządzono budżet projektu, może stanowić obowiązkowy załącznik do wniosku na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie.
Studium wykonalności	Studium wykonalności (SW) jest dokumentem, który na stałe zagościł w Polsce i stał się obowiązkowym elementem niektórych procedur inwestycyjnych dopiero od 2004 r., a właściwe od rozpoczęcia wdrażania wsparcia z budżetu UE w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. Funkcjonuje wiele definicji tego dokumentu, niemniej ogólnie można stwierdzić, iż jest to rozszerzona wersja biznesplanu, umożliwiająca poważne zmniejszenie ryzyka inwestycyjnego. Poniżej wskazane zostały najważniejsze elementy studium wykonalności z punktu widzenia właściwego opracowania fiszki aplikacyjnej. Cele projektu i ich kwantyfikacja (wskaźniki); opis projektu (identyfikacja) i uzasadnienie jego realizacji; budżet projektu; efektywność ekonomiczna (B/C); luka finansowa; inne elementy – SW, również inne elementy, które należy wykorzystać przy wypełnianiu wniosku aplikacyjnego. Przede wszystkim chodzi tutaj o odniesienie do polityk wspólnotowych (w tym ochrony środowiska) oraz zagadnienia związane z wykonalnością instytucjonalną, w tym zarządzanie projektem i monitoring, a także utrzymanie rezultatów projektu. Szczególną uwagę należy zwrócić również na harmonogram realizacji projektu. Na ogół jest on opracowywany w układzie kwartalnym i musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w części wniosku dotyczącej zarówno opisu elementów składowych projektu (wraz z datami ich wykonania), jak i w części budżetowej dotyczącej harmonogramu ponoszonych płatności. Do właściwego opracowania studium wykonalności niezbędne będzie przygotowanie dodatkowych dokumentów, w tym: - rocznych raportów lub zestawień dotyczących działalności wnioskodawcy (liczba pacjentów, liczba zabiegów, liczba udzielonych porad itp.); - materiałów umożliwiających rozpoznanie zasobów własnych wnioskodawcy (liczba i rodzaj zatrudnionego personelu, powierzchnia użytkowa budynków, rodzaj posiadanego sprzętu medycznego i innego wyposażenia itp.); - finansowych bilansów rocznych, minimum 5 lat wstecz, które wykorzystywane są do analizy finansowo – ekonomicznej.
Dokumenty środowiskowe	Realizacja m.in. inwestycji budowlanej jest dopuszczalna wyłącznie po uzyskaniu decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia. Nazywana jest również „decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach” (art. 46 ust. 1 ustawy z 27 kwietnia 2001 roku Prawo ochrony środowiska). Jej wydanie wymaga przeprowadzenia postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, czego efektem końcowym może być: raport oceny oddziaływania inwestycji na środowisko lub brak konieczności sporządzania takiego dokumentu potwierdzony opiniami stosownych instytucji. Dla projektów dotyczących zakupów inwestycyjnych tego typu postępowanie nie obowiązuje. Wyjątek stanowią urządzenia, których praca lub sposób instalacji może mieć znaczące oddziaływanie, np. na ludzi.

WAŻNE:

Grzegorz Wronowski
specjalista ds. funduszy europejskich